お役立ちコラム

目次

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1. はじめに
2. よく使う文面をワンクリックで挿入「クイックパーツ」
3. メールの構成まるごと保存して効率化「テンプレート」
4. クイックパーツとテンプレートの使い分け
5. まとめ

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1.はじめに

Outlookには、メール作成をもっと楽にしてくれる便利な機能がたくさんあります。

日頃Outlookを利用する中で、「毎回のメール作成に時間がかかる」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

メールは、業務上の情報共有や意思伝達を行ううえで欠かせない手段です。できるだけ正確に、そしてスピーディーに伝えるためには、Outlookの機能を上手に活用することが重要です。

そこで今回は、日々のメール作成で特に役立つ「クイックパーツ」と「テンプレート」の2つの機能を取り上げ、その活用方法をご紹介します。ぜひ日々のメール業務の効率化にお役立てください。

※本コラムで紹介しているOutlookのバージョンは「Microsoft Outlook for Microsoft365 MSO(バージョン2410)」です。

 

2.よく使う文面をワンクリックで挿入「クイックパーツ」

「クイックパーツ」とは、よく使う文章や定型文を登録しておき、メール作成時に簡単に呼び出せる機能のことです。挨拶文、定型フレーズ、署名など、繰り返し使う文面を効率よく挿入できます。

操作手順

①ホームタブをクリックし、新規作成グループにある新しいメールをクリック。

②メッセージ作成画面が表示されるので、定型文として登録する文章を入力し、ドラッグして選択しておく。

③挿入タブをクリックし、テキストグループにあるクイックパーツをクリック→選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存をクリック。

④新しい文書パーツの作成ダイアログボックスが表示されたら、名前を入力し、OKをクリック。

この作業で、クイックパーツとして登録されます。

 

では、実際にクイックパーツを利用してみます。

操作手順

①メッセージ作成画面を表示し、本文内のクイックパーツを挿入したい位置にカーソルを置いておく。

②挿入タブをクリックし、テキストグループにあるクイックパーツをクリックするとクイックパーツのギャラリーが　表示されるので、挿入したいクイックパーツを選択。

③選択した定型文がメールに挿入された。

 

いかがでしょうか。これならよく使う文章を一瞬で挿入することができますね。

案内文の定型部分や、毎回使うあいさつ文・注意書きなどを登録しておくことで、メールの作成時間が大幅に削減できます。

 

3.メールの構成まるごと保存して効率化「テンプレート」

「テンプレート」機能は、メールの定型文や構成を保存しておける便利なツールです。日々の業務でよく使う文面を登録しておけば、相手や要件に応じて必要な部分だけを加筆するだけで済み、メールの作成や返信を効率化できます。

操作手順

①ホームタブをクリックし、新規作成グループにある新しいメールをクリック。

②マイテンプレートグループにあるテンプレートを表示をクリック。

③テンプレートをクリック。※初めてマイテンプレートを使用する場合は続行をクリック。

 

④テンプレートのタイトルと、本文を入力し、保存をクリック。

実際に使ってみます。

 

⑤メールに挿入したいテンプレートをクリック。

⑥メールにテンプレートが挿入された。

 

こちらも非常に便利な機能ですね。

毎回同じ形式のメールを送る場合や、問い合わせ返信、社内通知など、決まった構成のメールを作成するときに役立ちます。

4.クイックパーツとテンプレートの使い分け

ところで、クイックパーツとテンプレートは機能がよく似ているように見えますが、実は明確に役割が分かれています。

一言でいうと、「部分的に使うのがクイックパーツ、メール本文全体を使うのがテンプレート」です。

 

クイックパーツは、たとえば「いつも大変お世話になっております。」「お忙しいところお手数をお掛けします。」といった繰り返し使う、部分的な文章を登録しておき、必要なときに必要な部分だけをすばやく挿入できます。

一方テンプレートは、メール全体を保存しておけるため、毎回同じ形式のメールを送る場合や、問い合わせ返信、社内通知などのフォーマットを使い回したい場合に便利です。必要な箇所を少し編集するだけで完成させることができます。

 

【テンプレートの注意点】

新規メール作成の画面に、テンプレートを表示ボタンがない場合は、以下の方法でテンプレートを作成、呼び出しすることが可能です。

※一般のプロバイダー環境（POP3/SMTPなどの場合）

 

1.テンプレートを作成する

①新規メールを開き、件名、メールの本文、書名などを記入。

予めテンプレートに、宛先・CC・BCCを設定しておくこともできる。

②ファイルタブ→名前を付けて保存→ファイル名を付けて保存ダイアログボックスが表示されたら、

ファイルの種類を「Outlookテンプレート(*.oft)」にする。ファイルの保存先が自動的に「C:\Users\プロファイル\AppData\Roming\Microsoft\Templates」になる。

③ファイル名を入力し、保存をクリック。

2.作成したテンプレートを呼び出す

①ホームタブ→新規作成グループにある新しいアイテムをクリック。

その他のアイテムをポイントし、一覧からフォームの選択をクリック。

②フォームの選択ダイアログボックスが表示される。

ファイルの場所をファイルシステム内のユーザーテンプレートにする。

使用したいテンプレートを選択し、開くをクリック。

③作成したテンプレートが呼び出される。

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介したクイックパーツとテンプレート、2つの機能を適切に使い分けることで、メール作成がぐっと楽になります。

日々のメール業務をよりスムーズに進められるように、ぜひ実務の中で活用してみてください。

 

 

著者：石田