お役立ちコラム
東京パソコンアカデミーのお役立ちコラムです。
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目次
PowerPointの授業の中で「プレゼンの仕方で悩んでいて…」と受講生の方に相談されることも少なくありません。
確かに素敵なスライドを作ることができても構成や伝え方が適切でなければ、相手に正しく理解されないかもしれませんよね。プレゼンは単なる説明の場ではなく、情報を整理し、相手にとって意味のある形で届けるための技術です。スライドの構成や話し方、見せ方――それらはちょっとした工夫で、相手の理解度も納得感も大きく変わります。
この記事では、「誰でもすぐに実践できる」プレゼンのコツを、いくつかのポイントに分けて紹介していきます。普段の社内説明から大事な提案まで、皆様の“伝える力”を底上げするヒントになれば幸いです。
プレゼンの目的はなんでしょうか？
プレゼンの目的とは「聞き手の理解と納得を促し、次の行動を引き出すこと」。
まずは伝えたいことを明確にし、聞き手に分かりやすく伝達する必要があります。
そのためには、内容を的確に伝えるための下地を整えるための準備をしっかり行います。
以下の要素をきちんと準備しておくことで、本番の説明が一貫性を持ち、説得力の高いものになります。
①目的とゴールの明確化
目的とゴールの明確化とは、プレゼンの“方向性”と“着地点”を決めることです。
目的とゴールが曖昧なまま資料を作ると、内容に一貫性がなかったり、説明が長くなったり、結論が伝わりにくくなりがちです。なぜそのプレゼンをするのか、何を伝えたいのか、聞き手にどのような行動や理解を求めるのかを事前に決めておきます。
そのうえで、伝える情報の整理・選択し、資料作成に向けた構成を考え、スライドの章立てやページ構成、メッセージ配置を事前に固めておきます。
②プレゼンをする相手のことを知る
聞き手の情報、立場、関心、懸念点を踏まえ、説明の深さや切り口を調整していきます。
所属する企業の特徴なども、可能な限り収集しておきましょう。
プレゼンを成功させるには、「聞き手目線」が欠かせません。
聞き手側が得意先であれば、企業情報や業界についてリサーチを行いましょう
社内であれば対象者を絞ることもポイントになります。管理職、上司、プロジェクトのリーダーなど、的を絞ってプレゼンを組み立てた方が、相手に刺さる内容にしやすいです。
反対に万人受けを狙ってしまうと、誰にも響かない内容になってしまう可能性があります。
聞き手側の情報を収集し、どういった目的でプレゼンを行うのかをよく考えておきましょう。
③プレゼンの内容を完全に理解する
当たり前のことですが、ご自分で発表する内容はしっかりと理解したうえでプレゼンに臨みましょう。
質疑応答で質問される内容は、当然ながらプレゼンの中にあります。そのため、質疑応答の対策として一番有効なのは、プレゼン内容を完全に把握し、自分のものにしておくことに尽きます。
自分の言葉で語った内容に関する質問は、きちんと説明できるはずなので、事前にしっかりとプレゼン内容は研究しておきましょう。
④想定できる質問の答えを用意しておく
プレゼンには、「質疑応答」の時間がセットで用意されているケースは少なくありません。
予想される質問や指摘に対する回答を準備し、説明の信頼性を高めます。
質疑応答はどのような質問が来るのかわからない分、プレゼンターには恐怖の時間となりますが、あらかじめ想定される質問の回答を用意しておくと、慌てず簡潔に回答できるでしょう。
はっきりとした受け答えができれば、プレゼンの印象も良くなります。
また、質問をもらったら一度復唱して回答を整理することもポイントです。
それにより周囲にも伝わりやすくなります。
プレゼンの内容・構成で大事なことは、聞き手が迷わず理解し、結論に納得できる“流れ”を作ることです。
1の準備が不十分なままスライドだけを作成してしまうと、伝えたいポイントが曖昧になり、説明が長くなったり、逆に重要な点が抜け落ちたりすることがあります。「何を、誰に、どのように伝えるのか」を整理し、構成の骨格を固めていきます。内容や構成作りのポイントをここでは４つお伝えします。
①結論を先に伝えるように意識する
プレゼンテーションの聞き手側が「これから何を話すのか」が理解できるように、結論から話し始めると効果的です。前提条件や長々とした説明から入ってしまうと、聞き手側からしても要点が分かりづらく、結果として何を伝えたかったのかがぼやけてしまいます。相手にわかりやすく物事を伝えるために、プレゼンの話を組み立てる際は、結論を先にした構成を考えるようにしていきましょう。
★PREP法を活用
結論を先にした構成にしたい場合は、「PREP法」の活用がおすすめです。
「PREP（プレップ）法」は「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（例示）」「Point（結論）」の頭文字を取った言葉で、結論・理由・具体例・結論の流れで伝えるフレームワークで、最初に結論を示すのに大変有効です。
★「結論」から話すのは難しい場合…
しかし、実際には結論から話すことが難しい場合も少なくありません。
その場合は、はじめにプレゼンテーションのアウトラインを示すだけでも効果的です。
「本日お話したいのは、今注目の●●についてです」や「本日は、●●をお伝えするために、●●という順番でお話いたします」というように、冒頭にワンクッション入れるだけでも印象が変わります。
②「10／20／30の法則」とは？
プレゼンの資料を作成すると「あれもこれも言いたい」「せっかく準備したのだから全部伝えたい！」となりがちです。その気持ちも大変良くわかりますが、わかりにくいプレゼンというのは枚数が多すぎる、情報が詰め込まれすぎる、そして時間を掛けすぎるという傾向があります。
そうならないためにも「10／20／30の法則」を心掛けるとよいでしょう。
「10／20／30の法則」とは元アップル社エバンジェリストのガイ・カワサキさんが最も効果的なプレゼンテーションの方法として提唱した法則になります。
10枚のスライドに20分をかけ、文字の大きさは30ポイント以上でまとめるのが、参加者を飽きさせないプレゼンテーションの理想の形なのです。
③データや数字を活用する
プレゼンはデータや数字を活用すると、劇的にわかりやすくなります。
聞き手を説得したり、共感を得たりするためには、客観的なデータの提示や具体的な話を盛り込んで説明するのがおすすめです。
あいまいな表現を多用すると、結論や要点がぼやけてしまいます。
数字や例え話で具体性を持たせることで、聞き手は無理なく話を理解できます。根拠のある筋が通った説明を心がけるようにしましょう。
④具体的な事例・体験談を話す
事例や自らの体験談を盛り込んで話すとさらに聞き手側の興味を引くことができます。特に目の前のプレゼンターが自らの経験を話すと、聞き手側はプレゼンの内容を頭でイメージしやすく、前のめりで聞いてくれるようになるでしょう。聞き手の共感を得られて納得性も増しますから、伝えたい要点を理解しやすくなります。具体例や体験談を効果的に使うコツとしては、聞き手の年代・所属する企業・役職・趣味などに関連するものを提示できると好印象です。
プレゼン当日に重要なのは、内容を正確に伝えるための“環境づくり”と“心構え”を整えることです。
どれほど入念に準備していても、当日の対応が不十分だと、聞き手にとっての印象や理解度に影響する場合があります。
①プレゼンにふさわしい服装
プレゼンを行う上で、聞き手側はプレゼンターの立ち振る舞いを見ながら聞いています。その場所の雰囲気にあった身だしなみにすることが大事で、雰囲気とあまりにも場違いな格好では聞き手側に不快な感情を抱かせてしまい、それが結果としてプレゼンの内容を伝えにくくしてしまう恐れがあります。その場の雰囲気を考えがえて身だしなみを整えるように心がけましょう。
②聞き取りやすい声で、ゆっくりと話す。相手の目を見て話そう
姿勢や視線、声の出し方など、最初の印象はプレゼン全体に影響します。
プレゼンでは、相手が聞き取りやすい声の大きさや速度を心がけましょう。時間を考慮したり、緊張や焦りから早口になってしまう場面も多々見受けられますが、聞き手側が情報を聞き逃してしまう可能性もありますので、そんな時こそ意識してゆっくりと話しましょう。
またプレゼン中は笑顔で話すことが重要です。暗い顔やうつむいたままプレゼンすると、プレゼンターや所属している会社への印象自体が悪くなりかねません。そして、人を惹きつけるプレゼンを行うのに効果的なのがアイコンタクトです。聞き手側は「自分に関心を示してくれている」と感じ、プレゼンに対する集中力も上がるでしょう。全体に視線を向けることで、会場に一体感を生みやすくなりますので、笑顔・アイコンタクトも心掛けましょう。
③難しい言葉や専門用語は簡単な言葉に言い換える
難しい言葉や専門用語はなるべく避け、簡単な言葉に言い換えましょう。
聞き手側が専門知識のない見込み客の場合、専門的な固有名詞を使っても理解しにくいでしょう。専門用語は一般的には知られていないことも多いので、聞き手側がストレスを抱えてしまうかもしれません。「難しい言葉を使わない」＝「ターゲットに対して最適な言葉を選ぶこと」となりますので、聞き手目線の言葉を選ぶようにしましょう。どうしても使わざるを得ない場合には、スライド・資料に簡単な注釈を載せておくと、分かりやすさが改善します。
④「えー」や「あの」などの「つなぎ言葉」は言わない
「えー」や「あの」といったつなぎ言葉は、できるだけ使用しないように心がけましょう。
つなぎ言葉を頻繁に使うと、聞き手側に自信のない印象を与えたり、聞き手側が気になってつなぎ言葉に気を取られてプレゼンの内容が頭に入らない可能性もあるのです。
また、プロフェッショナルな印象を与えづらく、メッセージも伝わりにくくなります。
普段からつなぎ言葉を使ってしまう方は、練習の段階でつなぎ言葉を使わないようにトレーニングしておきましょう。
⑤聞き手の反応を意識
当日はスライドだけでなく、聞き手の表情や反応を確認しながら進めることが重要です。理解度に応じて説明を補足することで、伝達の精度が高まります。
また、プレゼンではプレゼンターが話し続ける形になるため一方通行になりがちですが、聞き手に問いかけることで、参加意識をより強く持ってもらえます。
「ここまで問題ないでしょうか？」「ここまでで質問はございませんか？」と問いかけると、聞き手の注意を引くことができますし、相互理解を促し、コミュニケーションを強化することができます。
ただし、問いかけを行いすぎると、プレゼンの進行が不自然になってしまうため、適度な回数に留めるようにしましょう。
⑥資料をできるだけ見ずに話す
プレゼン中に手元に発表原稿を持つときは、なるべく見ないようにしましょう。
資料や台本に頼らずに話すことが望ましいです。
視線を発表原稿に落とすと背中が丸まり、聞き手に自信のない印象を与えてしまう可能性があります。
あくまで原稿は、発表内容が思い出せない時のためのサポートツールと考えましょう。
あらかじめ練習を重ね、できる限り発表内容は暗記しておきましょう。原稿内容を覚えることは喋り方に勢いを与えることにもなるため、より堂々としたプレゼンができるようになります。
★「ノート機能」を活用しよう
PowerPointのノート機能を活用することで、プレゼン準備と発表のクオリティが上がります。
スライド下部にある「ノート」には、スライドに載せきれない解説や話す内容を自由に書き込むことができます。スライドには最小限のポイントだけを載せ、詳細はノートにまとめておくことで、見やすい資料と話しやすい原稿を同時に成立させることができます。
さらに、発表時には「発表者ツール」を使うことで、発表者だけがノートを参照できますのでこれにより、
・手元に原稿を持つ必要がない
・視線を上げて自然に話せる
・話す順序や補足内容を見落とさない
といったメリットがあります。
⑦胸を張って堂々と、自分の言葉で話すこと
話すときの姿勢は、堂々と胸を張って前を向くと聞き手側に大変良い印象を与えます。
⑥でもお伝えしましたが、背中が丸まったままだと、自信がない印象を与えてしまうため、姿勢に気をつけるだけでも、プレゼンの印象は大きく向上します。
聞き手側はプレゼンの内容にプラスして、プレゼンターの行動も見ています。発表する姿勢が原因で聞き手側にマイナスの印象を与えてしまってはもったいないです。胸を張って前を向き、堂々と話すことを心がけましょう。
いかがでしたでしょうか？
事前準備や当日の振る舞いがしっかり整っているプレゼンは、伝わり方と印象に明確な違いを生みます。小さな工夫の積み重ねが、聞き手の理解度や納得感を左右し、最終的な成果に結びつきます。あたプレゼンター自身の落ち着いた態度や準備された回答は、聞き手に「この人の話は信頼できる」という印象を与えます。これは提案や意思決定の場では特に大きな効果を持ちます。ぜひこちらのコラムを大事なプレゼン準備の参考にしていただければ幸いです。
この記事の著者：矢澤 美和
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